Você já deve ter se deparado com aquele tipo de trabalho rotineiro, repetitivo e que não requer raciocínio para ser desenvolvido. Nas grandes empresas, esse tipo de processo chega a utilizar 80% dos recursos, esgotando capital intelectual que poderia ser empregado em processos mais exigentes e que vão trazer mais resultados.
Existe um meio de diminuir essa carga horária de forma prática e confiável: colocando um robô em sua equipe. Neste guia, te apresentaremos a tecnologia e tudo o que você precisa saber de mais importante sobre ela.
RPA: O que é
A tecnologia RPA – Robotic Process Automation – ou Automação Robótica de Processos é uma ferramenta que permite que atividades operacionais, repetitivas, escaláveis e de grande volume sejam automatizadas por meio de softwares robôs.
Um robô é capaz de imitar as ações humanas, interagindo e integrando vários processos e atividades. É uma tecnologia complementar, não intrusiva e totalmente reversível.
Por meio da configuração de scripts, o robô é ensinado a realizar uma sequência de passos e consegue pressionar teclas, emitir respostas, transferir dados de um aplicativo para outro e executar transações. Com a combinação de diversas tecnologias de interação e análise da interface, a automação dos processos é feita de forma segura e controlada.
Parece filme de ficção, mas o resultado é real e superior ao trabalho manual, já que o robô pode ser agendado para executar tarefas como se fosse uma pessoa operando um sistema, mas com velocidade até 6x superior à velocidade humana e de forma mais assertiva e rastreável.
Dessa forma, as atividades operacionais e repetitivas que eram desempenhadas por colaboradores passam a ser feitas automaticamente por robôs. É o fim daquelas planilhas gigantescas!
Quais os benefícios da automação de processos com RPA?
Direto ao ponto, quando automatizamos tarefas operacionais e repetitivas, a empresa economiza tempo e dinheiro.
Além disso, os benefícios de implementar RPA são:
Mais assertividade, menos retrabalho: redução de erro humano ao copiar e colar dados ou executar comandos, gerando menos retrabalho nos processos empresariais.
Maior agilidade, mais valor na entrega: a automação permite que as tarefas sejam executadas em questão de segundos ou minutos 24h por dia, entregando maior valor para parceiros e clientes.
Mais tempo para atividades de maior valor agregado: com a implementação do RPA ocorre um aumento da disponibilidade do recurso humano para se dedicar a tarefas que exigem raciocínio, pensamento analítico e criatividade, gerando mais valor para a organização já que não há necessidade de intervenção humana após aprendizado pelo robô.
É de fácil implantação: não requer suporte técnico da equipe de tecnologia da informação, permitindo que o próprio usuário da área de negócio ensine o robô a trabalhar, fazendo sua configuração. Além disso, possui boa integração com sistemas ERP, CRM, aplicativos em nuvem, dentre outros.
Atende a programas de Compliance: trabalha com informações 100% precisas, com segurança de dados e sem alterar os sistemas existentes;
Mínima infraestrutura necessária: requer apenas uma estação de trabalho (como um desktop ou notebook).
Toda tarefa repetitiva pode ser automatizada com RPA?
Apesar de todas as vantagens, nem toda tarefa repetitiva deve ou precisa ser automatizada. Existem algumas premissas para que um processo seja automatizado com sucesso e traga o melhor resultado para a organização, como:
Dados padronizados: os robôs necessitam de informações corretas e padronizadas.
Regras de negócio: os processos devem ter regras de negócio bem definidas para a implantação.
Alto volume: o volume de atividade deve justificar o custo de implantação de um robô.
Eliminação de erros: processos onde erros não são aceitáveis, de alta complexidade e participação humana.
Como implementar o RPA?
Para colocar a implantação dessa ferramenta em prática, elencamos os principais passos do processo:
Identificar as necessidades da empresa: primeiramente o processo é mapeado passo a passo, identificando, a partir das premissas listadas acima, o que pode ser executado por um robô e o que precisa ser executado por um ser humano.
Escolher o fornecedor: nesta etapa é importante levar em consideração especificações técnicas, funcionalidades, suporte, atendimento, preços e condições de pagamento que sejam mais aderentes à necessidade da organização.
Implementar a POC (prova de conceito): após escolha do fornecedor, é chegado o momento de fazer a prova de conceito do software, levando em consideração o desenvolvimento do bot e liberação deste em ambiente de produção. Nesta etapa é importante que os usuários da ferramenta recebam treinamento para utilização do robô.
Gerenciar o ciclo de vida do robô (RPA): após validada e aprovada a POC do software, chegou o momento de implantar a solução bem-sucedida, monitorando o robô e implementando melhorias caso necessárias. A partir daí começamos a enxergar os resultados desta transformação digital.
Exemplos de processos que podem ser automatizados com RPA
É possível automatizar processos em diversas áreas de negócio, como, por exemplo: processamento de notas fiscais, baixa de boletos bancários, geração de relatórios diversos, criação de pedidos de compra, criação de ordens de produção, automação da folha de pagamento, comunicação com clientes – chat bots, etc.
O RPA é uma inteligência aplicada ao negócio com o suporte da tecnologia. As demandas operacionais existem, consomem tempo e dinheiro das empresas. Use esta inteligência para deixar sua empresa mais ágil, enxuta e competitiva. O resultado é mensurável e rápido. Este é o primeiro passo definitivo para a Transformação Digital. Sua empresa já entrou nessa jornada?
Adriano Bortoli é Diretor Comericial na iLiberty, Engenheiro da Computação, MBA em Gestão de Sistemas e Gerenciamento de Projetos, Lead Auditor Assessor IRCA / PR328 QMS (17929), Compliance Management Systems, Risk Management Professional.
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